Trik Backup Email di Microsoft Outlook

Ternyata sebuah email itu terkaang sebuah arsip  berharga, dan tentunya kita tidak ingin kehilangan email yang  tertanam di dalam microsoft outlook. Karena email-email tersebut merupakan arsip bagi kita. Mengingat pentingya hal tersebut berikut trik untuk menyelamatkan email kita disaat kita hendak menginstal ulang komputer kita.

Email Microsoft Outlook

Microsoft Outlook 2003

1. Cara membuat account baru
- Masuk Tool -> Email Account -> Add a new email account -> POP3 -> Next
- Isi Name, emai address dll
- Isi POP3 dan SMTP dengan alamat Mail Servernya -> Finish

2. Cara backup email
Cara 1 :
- Masuk Tool -> Option -> Mail Setup -> Data Files -> pilih nama foldernya
- Kemudian Open Folder -> copy file email yang berextention .PST ketempat folder yang dituju.
Cara 2 :
- Masuk File -> Import & Export -> Export to a file -> Next 
- Pilih PST -> pilih Inbox -> pilih tempat penyimpanan -> Finish 

3. Cara restore backup email
- Masuk File -> Import & Export -> Import from another program or file -> Next
- Pilih PST -> pilih File pst yang ingin di restore -> Finish

4. Cara membuat personal folder
- Masuk File -> Data file management -> Add -> pilih jenis PST -> Ok
- Pilih tempat PST -> Ok
- Masuk Tool -> Email Account -> View or change exitng email account -> Next
- Pada kotak Deliver email -> pilih personal yang akan dijadikan default email -> Finish

5. Cara import address book
LDAP 
- Masuk Tool -> Email Account -> Add a new directory or address book -> LDAP -> Next -> Masukkan Server Name ldap ->
- More Setting -> Search -> pilih Custom pada search base lalu isi (dc=mail;dc=psn;dc=co;dc=id) -> Ok -> Next -> Finish
PAB / CSV
- Masuk File - > Import & Export -> Import from another program or file -> Next
- Pilih jenis file backup address book. Contoh : Csv (DOS) -> pilih file .csv -> Ok

6. Cara export address book
- Masuk File - > Import & Export -> Export to a file -> Next
- Pilih jenis file backup address book. Contoh : Csv (DOS) -> pilih Contact -> Next
- Pilih tempat penyimpanan -> Ok

7. Cara setting leave
- Masuk Tool -> Email Account -> View or change exitng email account -> Next
- Pilih Change -> More setting -> Advanced ->
- Checklist Leave dan isi berapa hari ingin di leave(email disimpan di server)


8. Cara Export Rules
- Masuk Tool -> Rules & Alerts -> Option -> Export -> tentukan tempat penyimpanan rules.

9. Cara Import Rules
- Masuk Tool -> Rules & Alerts -> Option -> Import -> pilih file .rwz 

10. Mengatasi Email Penuh / File Email 2 Gb atau lebih
Cara 1 :
- Untuk keamanan sebaiknya backup dahulu email tersebut ke tempat yang aman untuk menghindari kehilangan/kerusakan pada email.
- Lakukan langkah nomer 4
Cara 2 :
- Untuk keamanan sebaiknya backup dahulu email tersebut ke tempat yang aman untuk menghindari kehilangan/kerusakan pada email.
- Pada Personal Folder klik kanan -> New Folder -> beri nama folder inbox_bkp->Ok
- Exit Microsoft outlook
- Masuk Microsoft outlook -> pindahkan email yang di inbox ke inbox_bkp

11. Cara Setting Rules / Filter
- Masuk Tool -> Rules & Alerts -> Email Rules -> New Rules -> pilih Move message from someone to a file
- Pada step 2 kilk people or distribution list -> tentukan nama email yang ingin di filter
- Pada step 2 kilk specified -> tentukan di folder mana email masuk akan di simpan
- Finish.

Microsoft Outlook 2007

1. Cara membuat Account baru
- Masuk Tool -> Account Setting -> Email -> New -> Checklist Manualy Configure Server Setting or… -> Next
- Internet Email -> Next -> Isi nama, email, password, POP3 dan SMTP -> Next -> Finish

2. Cara Backup Email
- Masuk Tool -> Account Setting -> Data Files -> pilih personalnya -> Open Folder -> Lalu Copy file .pst ke tempat penyimpanan (Backup)

3. Cara Restore Backup Email
- Masuk Tool -> Account Setting -> Data Files -> Add -> pilih jenis file -> Ok -> pilih file pst yang ingin di restore -> Ok
- Tentukan nama personalnya -> Ok
- Pada Data Files pilih Personal yang ingin di jadikan Default email kemudian -> Default -> Close
- Restart Microsoft outlook.

4. Cara membuat Personal Folder
- Sama dengan Point 3

5. Cara Import Address Book
LDAP
- Masuk Tool -> Account Setting -> Address Book -> New -> pilih LDAP -> Next -> Masukkan Server Name ldap ->
- More Setting -> Search -> pilih Custom pada search base lalu isi (dc=mail;dc=psn;dc=co;dc=id) -> Ok -> Next -> Finish
PAB / CSV
- Masuk File -> Import & Export -> Import from another program a file -> pilih jenis file -> next sampai selesai

6. Cara Export Address Book
- Masuk File -> Import & Export -> Export to a file -> pilih jenis file -> pilih Contact -> tentukan nama file dan tempat penyimpanan -> Next -> Finish

7. Cara setting Leave
- Masuk Tool -> Account Setting -> Email -> Change -> More Setting -> Advanced -> checklist Leave a copy .. (isi berapa hari email di leave) -> Ok -> Next -> Finish

8. Cara Export Rules
- Masuk Tool -> Rules & Alerts -> Email Rules -> Option -> Export -> tentukan nama file dan tempat penyimpanan -> Save

9. Cara Import Rules
- Masuk Tool -> Rules & Alerts -> Email Rules -> Option -> Import -> tentukan nama file .rwz yang akan di import -> Open


10. Cara Mengatasi Email Penuh / File Email 2 Gb atau lebih
Cara 1 :
- Untuk keamanan sebaiknya backup dahulu email tersebut ke tempat yang aman untuk menghindari kehilangan/kerusakan pada email.
- Lakukan Langkah Nomor 4.
Cara 2 :
- Untuk keamanan sebaiknya backup dahulu email tersebut ke tempat yang aman untuk menghindari kehilangan/kerusakan pada email.
- Masuk Tool -> Account Setting -> Email -> Change Folder -> New Folder -> beri nama folder baru Ex. Inbox2 -> Ok
- Restart Microsoft Outlook.
11. Cara Setting Rules / Filter
- Masuk Tool -> Rules & Alerts -> Email Rules -> New Rules -> pilih Move message from someone to a file
- Pada step 2 kilk people or distribution list -> tentukan nama email yang ingin di filter
- Pada step 2 kilk specified -> tentukan di folder mana email masuk akan di simpan
- Finish.

Berikut ini tips kilat untuk membackup email anda di Outlook Express :

1.      [Cek folder penyimpan data email]
> Buka menu Tools – Options
> Klik tab Maintenance
> Klik tombol Store Folder (lihat gambar dibawah)

2.      [Zip file data email]
> Blok text yang ada di kotak Store Location tersebut
> Lalu Copy – Paste ke Windows Explorer untuk membuka folder tempat penyimpanan e-mail
> Setelah itu ZIP-lah semua file yang ada disitu

3.      [Selesai]
> Simpan file zip yang telah terbentuk ke sebuah folder atau simpan ke CD/DVD

Sedangkan untuk mengembalikan (restore) hasil backup tersebut atau jika ingin memindah ke komputer lain, gunakan cara ini:

1.      Extract file zip yang telah dibuat tadi ke sebuah folder (misal: D:Outlook_Data)

2.      Masuk ke Outlook Express

3.      Buka menu Tools – Options – Maintenance (seperti langkah2 diatas)

4.      Klik tombol [Store Folder]

5.      Lalu klik tombol [Change]

6.      Pilih folder yang dimaksud (di point no. 1)

7.      Tutup Outlook Express, lalu buka lagi

8.      Selesai.

Matur Nuwun ENGKANG KATAH

by : Amin Munir
amintopmaster.blogspot.com